Koha är ett bibliotekssystem publicerat under en öppen licens och där utvecklingsarbetet drivs fram av en stor global nätgemenskap.

• Kohas officiella hemsida (koha-community.org ) har info på engelska medan Svenska Kohanätverket (koha.se/) har info på svenska.
• Systemet finns installerat på fler än 4000 bibliotek (libraries.org; karta över installationer). 
• Det finns ca 60 leverantörer¹.
• Det finns ett hundratal utvecklare och systemet förbättras kontinuerligt. Varje månad släpps buggfixar och var sjätte månad tillkommer nya funktioner. För att förstå storleksordningen av det utvecklingsarbete som läggs på systemet:  Under mindre än sex månader har nätgemenskapen lagt mer än 80 arbetsmånaders utveckling på nya funktioner².
• Vi på Kreablo erbjuder tjänster kring bibliotekssystem och Koha. Kontakta oss ifall du vill veta mer!

Funktioner

• Koha är ett webbaserat verksamhetssystem för bibliotek som kan hantera en mängd administrativa processer vanliga på moderna bibliotek såsom katalogisering, auktoritetshantering, hantering av periodika, cirkulation, förvärv, rapportering mm. Det finns ett administrativt gränssnitt för personalen och en OPAC³ som kan göras tillgänglig för vanliga användare / låntagare. Läs mer om Kohas funktioner.
• Stöd för branschstandarder⁴ såsom Z39.50, SRU och SIP2
• XML-taggad lagring av marc-poster ger snabb tillgång till data
• Systemet är redo för RDA.⁵
• Koha har ett väldokumenterat REST API som kan integrera mot andra system.
  • Är API:et öppet och fritt att använda?! Svar: Ja, naturligtvis!
• Vilket stöd finns för anpassningar och tilläggsfunktionalitet? Vilka former av anpassningar kan göras utan att driva på kostnaden för senare uppgraderingar av systemen?

Nyttan

• Flexibelt. Utvecklat av många olika bibliotek för många olika bibliotek! Verka i Kohas utvecklingscommunity för att påverka den framtida utvecklingen!
• Beprövat. Dela erfarenheter med andra i den stora användarbasen!
• Leverantörsoberoende. Byt leverantör utan att byta system! Eller förvalta systemet på egen hand!
• Kostnadseffektivt. Dela på utvecklingskostnader! 
• Ger arbetsro och förutsägbarhet: "Vi får behålla Koha så länge vi vill eftersom Koha är öppen programvara. När det är dags att göra en ny upphandling så räcker det att vi upphandlar konsulter för drift, support och utveckling. Vi behöver inte upphandla nytt bibliotekssystem om det inte är så att vi själva väljer det. Byte av system kostar oerhört mycket resurser, inte minst mänskliga insatser. Nu kan vi ostört jobba på utan att tänka på systembyte."

Demo

Kreablo har satt upp en svensk demo av Koha tillhandahållen av Kreablo där du gärna får pröva dig fram! 

Migrering till Koha - aktiviteter

Hur går det då till att byta till Koha - alltså att migrera ert bibliotekssystem till Koha? Processen att konvertera ert biblioteks bestånd sker i nära dialog med oss och handlar om ett antal aktiviteter:

• När avtalet är i hamn så börjar vi med ett uppstartsmöte där alla inblandade personer är med. Då pratar vi om verktyg  som används och hur vi kommunicerar med varandra. Vi går igenom den övergripande planeringen och stämmer av med varandra.  
• Ni beställer ett databasuttag från er nuvarande leverantör som ni laddar upp till vår uppladdningsyta. Er nuvarande leverantör kommer antagligen att ta betalt för båda databasuttagen. Vi rekommendera er att snabbt kolla upp uppsägningstiden för ert nuvarande bibliotekssystem då den kan vara lång.
• Vi sätter upp er instans av Koha i vår miljö.
• Vi gör vi en testmigrering där vi hämtar in databasuttaget och matchar innehållet i ert nuvarande bibliotekssystem (ILS) mot Koha. Målet är en korrekt överföring av data, meddelanden och sådant som ni har bestämt ska föras över från ert gamla bibliotekssystem. Det handlar om att matcha data från ert gamla ILS till Kohas fält. Vi vill bibehålla ett relevant underlag till er årliga biblioteksstatistik.
• Sedan följer en eller flera cykler av tester och justeringar: Resultatet av den första testmigreringen utvärderas av er: överensstämmer innehållet i Koha med det i ert befintliga bibliotekssystem? Ni är mest bekannta med er data. Ni rapporterar skillnader till oss. Vi gör vidare justeringar. Ni granskar. Och så fortsätter det iterativt tills dess att överensstämmelsen är tillräckligt god. Ni kanske kommer på att ni vill göra batchuppdateringar av er data för att finjustera den. 
• På er test-Koha så kan ni pröva er fram och experimentera. Under dessa tester och justeringar så får ni möjlighet att granska era arbetsflöden, diskutera dessa med varandra och med Kreablo och fundera på om det finns arbetssätt eller annat som förenklar för er personal och sådant som ger en trevligare låntagarupplevelse. Hur hanterar ni till exempel cirkulation, katalogisering och periodika? Finns det lämpligare sätt? Finns det anledning att skära ner på antalet låntagarkategorier? Vilka meddelanden ska ni ha och hur ska de skickas? Koha är mycket anpassningsbart. Om något saknas så kan det kanske bli framtida utveckling.
• Vi kan genomföra utbildninstillfällen för olika personalkategorier såsom bibliotekspersonal eller systemadministratörer. Hur fungerar Koha? Hur katalogisera? Ni vill bli trygga i att hantera Koha innan ni genomför den skarpa migreringen.
• När ni är tillfreds med testmigreringen så blir det dags för er att begära ett skarpt uttag från er nuvarande leverantör och samtidigt stänga ner användningen av ert nuvarande bibliotekssystem.
• Vi migrerar in beståndet från det skarpa uttaget (tar ungefär en dag) och sedan ska det vara klart. Möjligtvis kan det komma några fler justeringar som behöver göras i efterhand men detta ska i stort sett vara avklarat under testmigreringen.
• Under införandeprocessen så kanske ni kommer på utveckling eller integrationer som ni vill göra men som ni inte hade koll på vid upphandlingstillfället. Då blir det vanligtvis tilläggsbeställningar efter införandet och alltså under själva drift och förvaltningsperioden. Ofta behöver du inte uppfinna hjulet på nytt utan många gånger kan du dra nytta av sådant som andra i Kohas community har beställt. 

Implementeringschecklista

När Kreablo har installerat er driftmiljö så vill vi att ni utgår från implementeringschecklistan för att konfigurera Koha så att det passar ert bibliotek. Det är ni som är experter på era rutiner och vet hur ni vill ordna er verksamhet. Vi finns naturligtvis tillgängliga för att hjälpa er om det behövs.

Testplan vid migrering till Koha

Konverteringen från det gamla bibliotekssystemet till Koha måste testas grundligt. Testplanen vid migrering till Koha beskriver vad ni som bibliotek gör och vad vi som leverantör gör!

Koha i Sverige

Koha har de senaste åren i stor utsträckning lokaliserats till svenska förhållanden och till exempel översatts⁶. Mycket av utvecklingen har finansierats av Kungliga biblioteket och drivits på av Region Halland.

I Sverige finns det idag folkbibliotek, universitetsbibliotek, specialbibliotek, sjukhusbibliotek och skolbibliotek som använder Koha. Listan nedan är inte fullständig utan anger några exempel:

• Folkbibliotek: Den första kommunen som införde Koha som system för sitt folkbibliotek med filialer var Hylte kommun (Hylte Folkbibliotek, Torups bibliotek, Unnaryds bibliotek). Andra: Alingsås, Vaggeryd, Bibliotek Skaraborg 9-gruppen (biblioteken i Skövde, Hjo, Tibro, Karlsborg, Mariestad, Töreboda, Gullspång och Tidaholm), Katrineholm.
• Universitets- och högskolebibliotek: Luleå universitetsbibliotek, Stockholms universitetsbibliotek;
  Göteborgs universitetsbibliotek, Lunds universitetsbibliotek, Högskolan i Gävle. Kommande: Blekinge Tekniska Högskola, Högskolan Dalarna, Högskolan Kristianstad.
• Specialbibliotek: Fredsforskningsinstitutet SIPRIs bibliotek, Världsbiblioteket, Kristianstads regionmuseum, World Maritime University biblioteket, Arkitektur- och designcentrums bibliotek, Stockholms konstnärliga högskolas bibliotek, Halland konsthantering. Mannheimer Swartling Advokatbyrå AB, Statens väg- & transportforskningsinstitut, Patent- och registreringsverket.
• Sjukhusbibliotek: Sunderby sjukhusbibliotek (filial till Luleå universitetsbibliotek).
• Skolbibliotek: Södra Vätterbygdens Folkhögskola, Munkagårdsgymnasiet, Lunds Montessorigrundskola, Kunskapsskolan Lund, Helenelundsskolans bibliotek.

Karta.

Kompletterande tjänster

• Bibliotekswebb
• ERM

Källor och fotnoter

1. ^ https://koha-community.org/support/paid-support/
2. ^ Siffrorna är hämtade från http://dashboard.koha-community.org/ under mars 2016. Inför release 3.24 har mer än 14.000 arbetstimmar lagts. 14.000 h delat med 167 h per månad blir mer än 80 arbetsmånader.
3. ^
   • https://koha-community.org/demo/
   • Lista med bibliotek vars OPAC har utseendeanpassats: https://wiki.koha-community.org/wiki/Gallery_of_customized_OPACs
4. ^ https://wiki.koha-community.org/wiki/APIs_and_protocols_supported_by_Koha
5. ^
   • http://bywatersolutions.com/2013/04/02/koha-is-ready-for-rda/ 
   • https://nepioneer.files.wordpress.com/2015/10/creating-a-new-bibliographic-record-with-rda-guidelines-in-koha-docx-7-6.pdf
6. ^ Observera att översättningar är en färskvara. Med nya versioner av Koha kommer översättningarna att behöva kompletteras. Det är emellertid ett mindre omfattande arbete nu när lejonparten är översatt.