• Varför elektronisk kalender?
• Gör så här
• Exempel på kalenderfil i standardformat
• Exempel på kalenderprogram som stödjer standardformat

 ¹

Varför elektronisk kalender?

Är det någon som har för mycket ledig tid, räck upp en hand! Nähä, ingen ... För lite ledig tid säger ni? Ok. Och den tiden vill ni göra något meningsfullt på ...

Om man i en verksamhet, säg en förening, vill nå ut till alla sina medlemmar och få så många som möjligt att delta i föreningens aktiviteter så gäller det att förbättra oddsen genom att nå fram till alla. Med nå fram menar jag att nå hela vägen in i deras kalender och inte bara få sitt budskap placerat som en fristående lapp på kylskåpet. När föreningen presenterar ett schema med aktiviteter så behöver medlemmen ett sätt att samordna aktiviteterna med tandläkarbesök, semester, dagishämtning etc. En kalender är avstampet på väg till planerade möten och aktiviteter. Kalendern ger översikt och är en utgångspunkt i planeringen av vardagen. En del, med papperskalendrar, skulle för hand skriva in varje föreningsaktivitet på rätt datum i sin papperskalender. En del använder sina elektroniska kalendrar på ett snarlikt sätt och härmar den fysiska världen då de ordnar in varje händelse under respektive datum en och en. Ett rätt tradigt jobb och dessutom helt onödigt om man använder en elektronisk kalender eftersom det finns möjlighet att föra in alla händelser på en gång med ett knapptryck. För att åstadkomma denna enkelt ordnade service behöver någon göra en kalenderfil i standardformat tillgänglig på föreningens hemsida. Då blir det lätt för varje individ som så vill att importera föreningens kalender till sitt personliga elektroniska kalenderprogram och vips är alla händelser med tillhörande beskrivning införd i agendan, samordnad med livets andra aktiviteter.

Nyligen fick jag som uppgift att föra in ca 10 stycken lunchträffar på min lilla förenings hemsida. Detta tog mig ca 15 minuter. Förutsatt att alla 30-talet medlemmar vill hålla koll på alla de månatliga lunchträffarna skulle det då uppskattningsvis ta 15x30=450 minuter, alltså 7 timmar och 30 minuter. Nästan en hel arbetsdags tid tagen från föreningens medlemmar!! Om vi istället leker med tanken att alla 30 medlemmarna hade en elektronisk kalender och lunchträffarna presenterades i en standardfil skulle tidsåtgången bli 15 minuter för mig att föra in luncherna i hemsidans kalender. Om hemsidans kalender hade haft export till standardformat hade jag exporterat lunchträffarna på 2 minuter och laddat upp filen till hemsidan på 2 minuter. Totalt skulle min tidsåtgång bli ca 20 minuter. Om alla medlemmar skulle importera alla lunchträffar till sina hypotetiska, elektroniska kalendrar skulle detta ta ytterligare 2 minuter per person. Hela föreningens tidsåtgång skulle då bli 20+2*30=80 minuter, alltså 1 timme och 20 minuter. Mer än 6 timmars tidsvinst alltså. Och då skall man tänka på att vi är en liten förening.

Så, om du värnar om din tid, ordna en elektronisk kalender och be de som publicerar aktiviteterna på dina föreningars hemsidor att även presentera en standardiserad kalenderfil. Själv bytte jag ut min pappersalmanacka till elektronisk kalender för några år sedan och har aldrig haft anledning att ångra det bytet.

Gör så här

1. Använd ett elektroniskt kalenderprogram av minimikvalitet som stöder ett eller några standardformat².
2. Gör en ny kalender för de aktuella händelserna.
3. För in alla aktiviteterna i den nya kalendern.
4. Exportera kalendern till något av standardformaten ical³, html, eller xml. Ditt elektroniska kalenderprogram har någonstans ett menyval för sådan kalenderexport. 
5. Filen eller länken till filen som skapas efter exporten presenteras på lämpligt sätt, förslagsvis på en hemsida.
6. De som vill föra in aktiviteterna till sina elektroniska kalenderprogram väljer där menyvalet importera för att ladda in den tidigare exporterade filen.

Exempel på kalenderfil i standardformat

Filer på iCal-format har filändelsen .ics. Genom att klicka på länken nedanför kan du importera kalendern till ditt kalenderprogram om du har något:

• KVIST-luncher 2010 i iCalender-format (filändelsen .ics)

Exempel på kalenderprogram som stödjer standardformat

⁴

1. ^ Skapare: David Vignoni, User:Stannered, http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Nuvola_apps_date.svg
2. ^ Engelskspråkiga Wikipedia, lista över applikationer med stöd för iCalender, http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_applications_with_iCalendar_support
3. ^ Engelskspråkiga Wikipedia, ICalender, http://en.wikipedia.org/wiki/ICalendar
4. ^ Ett kalenderprogram med en kalender för arbetsaktiviteter (rött) och en annan för fritid (blått). Källa: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:ThunderbirdwithLightning.png