Från epost och bifogade filer till centraliserad data
Epost och bifogade filer
- Dubblerad och utspridd info. Användare sparar info lokalt, på olika ställen.
- Vilken version gäller? Ändringar via epostade bilagor eller mejl skall sammanställas, ofta av en person.
- Sekventiellt arbetssätt. Aktivitet först efter att info och ändringar skickats via mejl.
- Kan jag öppna filen? Bifogade filer kräver ofta lokalt installerat program för att öppnas.
- Vem skall jag mejla? Ofta blir det antingen för få eller för många.
- Mycket byråkrati och administration.
Centraliserad data
- Gemensam kunskap centralt samlad. Åtkomlig för nya medarbetare och över organisatoriska gränser. Info förblir inom organisationen då en medarbetare är tillfälligt borta, byter arbetsuppgifter eller slutar.
- Sökvänlig, lättnavigerad och överblickbar. Följ enskilda sidor eller hela sajten; bevaka eller prenumerera på sidor. Märk upp eller kategorisera info.
- Tillgänglig vid alla tidpunkter och från alla datorer eftersom sajten hanteras via webbläsaren. Välj tid och dator för att jobba.
- Effektiv styrning då verksamheten eller projektet har en enhetlig organisation. Lätt att följa vad som händer och därmed prioritera resurser och samarbeta.