Kunskapsstöd till tandvården – historien om ett myndighetssystems tillblivelse

Myndigheten TLV har lanserat ett webbaserat kunskapsstöd åt Tandvården och Försäkringskassan.

Vi på Kreablo är stolta över vårt bidrag till det uppskattade kunskapsstödet. Närmar bestämt har vår Andreas Jonsson fungerat som teknisk arkitekt och utvecklare i nära samarbete med projektledaren Christian Ahlin, CIO vid TLV. Andra medverkande är interaktionsdesigners/användbarhetstestare samt en intern och en extern referensgrupp.

https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/thumb/4/49/Toothpasteonbrush.jpg/320px-Toothpasteonbrush.jpg

Kunskapsstödet för Tandvårdens aktörer ska förenkla tandvården

Tandvårds- och läkemedelsförmånsverket (TLV) har tagit fram ett webbaserat kunskapsstöd (KUSP) som ska göra det enklare för Tandvården att ta reda på vilka regler som gäller för olika behandlingar i tandvårdsstödet. Kunskapsstödet ska också vara ett stöd för Försäkringskassans personal som svarar på frågor från Tandvården kring regelverket.

Kunskapsstödet erbjuder en mer tillgänglig och sökbar information samlad på ett ställe. Tandvården ska slippa gå till flera källor för att få en helhetsbild av föreskrift, handbok och besvarade frågor.

Det var en gång komplicerade dokument som stal tid ...

Utmaningen var att varje gång Tandvården och Försäkringskassan behövde info om så kallade "ersättningsberättigade åtgärder" hämtade personalen denna ur TLV:s handbok och föreskrift - två maffiga dokument på ett hundratal sidor. Digitalt förelåg dokumenten i PDF-format men de flesta jobbade nog med utskrivna varianter. Framförallt föreskriften – i tabellformat och med skriftliga korsreferenser – krävde mycket energi från personalens sida –  en databas fast i skriftlig form. Personalen var därför tvungna att hoppa fram och tillbaka inom och mellan dokumenten. Regeringen gav därför TLV i uppdrag att samordna de myndigheter som är verksamma på tandvårdsområdet och utveckla webbaserade kunskaps- och beslutsstöd för Tandvårdens aktörer.

Förstå användarnas behov

En bred referensgrupp har varit viktig för att få till stånd en användarcentrerad process: "Det är användarna som ska ha nytta av systemet, inte systemet som ska styra användandet.", berättar Christian. Utvecklingen av sajten bedrevs därför enligt ISO-9241-210:2010 Användaranpassad design av interaktiva system. Referensgruppen bestod av ett 20-tal personer från Tandvården, Försäkringskassan samt TLV:s Tandvårdsavdelning.

Hur ser IT-användandet inom Tandvården och Försäkringskassan ut och hur vill personalen tillgodogöra sig informationen i handboken och föreskriften? Målbilden togs fram genom en workshop:

För att förstå behoven hos användarna skapades fem stycken personas. Inom interaktionsdesign är en "persona" en påhittade användare som ska matcha en viss grupp av personer som ska använda det tilltänkta systemet. Systemet ska till exempel passa allmäntandläkaren Hannes, 29 år, osäker på tandvårdsstödet, och som anser att ”Det är en hel vetenskap – man skulle behöva läsa två år på högskolan för att helt förstå föreskriften och alla dess koder”. Men systemet ska också passa t ex Elisabeth, 47 år, NFC-utredare på Försäkringskassan med mottot ”Föreskriften är vår bibel”. Varje personas arbetsuppgifter och känslor inför sina arbetsuppgifter beskrivs levande och ingående. Utifrån beskrivningen extraheras användarnas behov fram.

Alla behov samlades i en målkarta: Sammanlagt blev det 60-70 olika specialbehov som att användare "vill få upp patientfall som matchar sökorden". Specialbehoven ordnas i några övergripande basbehov – som att kunna hitta information snabbt på egen hand och få all information på samma ställe – “utan en massa hoppande mellan sidor”. "Besvarade frågor" får komplettera föreskriften och handboken. Personalen behöver vid varje tillfälle en specifik skärning av info från alla tre kunskapskällorna.

Matcha behoven med rätt gränssnitt

"90% av behoven handlade om att konsumera information", berättar projektledaren Christian. Konceptet ska tillmötesgå både de som vill frisöka och de som är vana att gå via ett “index” "Då försökte jag ta fram alla olika paradigm om informationskonsumption: det minimalistiska, det informativa, det senaste, det sökorienterade, det personliga ..."  Det sökorienterade paradigmet representerat av Wikipedia verkade fruktbart. Det ska finnas flera sätt att hitta till samma info. Användaren ska hitta det den söker i sitt sammanhang. Efterhand ska användaren kunna tillgodogöra sig mer och mer av sammanhanget. Konceptet med att kunna öppna och stänga boxar – “expanderande rutor” för mer information – kommer från möte med Försäkringskassan som vill att relevant information alltid ska finnas med även om användaren inte alltid vill ha tillgång till den.

"Prototyper jobbades fram teknikagnostiskt för att inte begränsa tanken – användarens behov ska styra, inte ett systems funktionalitet. Arbetet har varit agilt i sin kärna och idag är vi uppe i tionde iterationen", enligt Christian.

Välja och anpassa teknisk plattform

Utifrån prototypen identifierades de tekniska behoven. Med tekniska behov tillhanda kan projektet börja utvärdera plattformar. Eftersom Wikipedia var en av målbilderna blev det naturligt att även undersöka wiki-programvara. Flera utvärderingar gjordes och Kreablo – experter på wiki, dokumenthantering, manualer och kunskapsstöd – vann direktupphandlingen.

Andreas satte igång med att förvandla prototypen till ett tekniskt fullfjädrat kunskapsstöd genom att anpassa XWiki utifrån behoven och utveckla en del nya funktioner. En utmaning handlade om hur innehållet från PDF-dokumenten skulle hämtas in till den tekniska plattformen så att innehållet skulle bibehålla sin struktur och formatering. "Jag utvecklade ett verktyg som tolkar föreskriften på OOXML-format och bygger en modell av informationen och paketerar denna för XWiki", berättar Andreas. "Hela poängen är att kunna skapa objekt av innehållet och presentera objekten på olika sätt i den tekniska plattformen."

Faktum är att Andreas i Skellefteå och Christian i Stockholm aldrig har träffats. Andreas jobbade alltså på distans men inte i något tomrum då Christian och han höll löpande kontakt: Christian såg till att synpunkter från användartesterna hamnade i ärendehanteringssystemet. Andreas betade av kontinuerligt. Varje vecka pratade Andreas och Christian med varandra för att eventuellt förtydliga någon oklarhet.

Användbarheten testades löpande, exempelvis genom att tio personer från referensgrupperna studerades när de genom systemet fick lösa relevanta arbetsuppgifter. Så här kunde det låta: "Du behöver ge en patient kostnadsförslag på att sätta in en bettskena. Hur tar du reda på vad priset är?" Testpersonen sökte information genom att klicka sig fram i verktyget och högt berätta vad hen tänker och hur hen skulle vilja att det fungerade. "Det är viktigt att göra klart för testpersonerna att det är verktyget som testas och inte användaren själv", säger Anna Olvenmyr (Effektverket) som var ansvarig för användbarhetstesterna.

Kunskapsstödets lansering och framtid

Systemet som döptes till KUSP lanserades på tandläkarmässan den 13 november 2014 och är idag integrerat eller läggs till själva utav Tandvården i alla journalsystem utom ett. KUSP har sedan start legat stabilt på över 100 unika dagliga besökare i en bransch med ca 12 000 tandläkare, specialister och dylikt samt ca 12 000 sköterskor. Inom sex månader så hade cirka 76% av Tandvården använt stödet.


Författare och kontakt

Anna Bauer
073 - 847 92 64
anna.bauer@kreablo.se
Kreablo


Källor till den här artikeln: Projektplanen för kunskapsstödet samt intervjuer med de citerade personerna i artikeln.

Attribuering av bilder:  


https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/thumb/5/54/Bundesarchiv_Bild_183-90728-0004%2C_LPG_Gr%C3%B6del%2C_Flurbereinigung.jpg/319px-Bundesarchiv_Bild_183-90728-0004%2C_LPG_Gr%C3%B6del%2C_Flurbereinigung.jpg?uselang=sv

Fatta rätt beslut med ett kunskapsstöd!