Tips vid upphandling av Koha
Bakgrund: Öppna system till bibliotekssystemmarknaden
Bibliotekssystemmarknaden i Sverige domineras idag (2016) av ett mindre antal stora leverantörer med proprietära system1. I regeringens direktiv till e-delegationen 2009 framgår att en annan situation vore önskvärd:
"Den offentliga förvaltningens e-tjänster bör i så stor utsträckning som möjligt bygga på öppna standarder samt använda sig av programvara som bygger på öppen källkod och lösningar som stegvis frigör förvaltningen från beroendet av enskilda plattformar och lösningar". 2
Vidare understryker Konkurrensverket att "...det är viktigt att redan genom förfrågningsunderlaget och avtalsskrivningen motverka framtida inlåsningssituationer. Det kan ske genom krav på öppna standarder och interoperabilitet samt genom att leverantören samtycker till att myndigheten själv, eller genom valfri anlitad aktör, får förändra eller anpassa IT-systemet, inbegripet programvaran." 3
Idag finns flera öppna bibliotekssystem på den globala marknaden varav ett - Koha - på många sätt har lokaliserats till svenska förhållanden och anammats av flera bibliotek i Sverige.
Libras nedläggning driver bibliotek till att migrera från Libra. Detta ger en unik möjlighet för bibliotek att faktiskt välja ett öppet system som Koha, framförallt på grund av nyttorna med ett öppet system men även för att öka konkurrensen på den svenska marknaden för bibliotekssystem.
Det finns några saker att tänka på vid upphandling av tjänster kring öppen programvara som erbjuds av små, nya leverantörerer:
Tips inför upphandling
Tips 1: Upphandla tjänster kring Koha
Ett öppet system behöver inte upphandlas men tjänster associerade till det öppna systemet kan behöva upphandlas: Eftersom öppen programvara inte kostar någon licens och inte är bunden till en specifik leverantör så behöver en myndighet som omfattas av lagen om offentlig upphandling inte upphandla själva systemet. Däremot är det inte alla bibliotek som är villiga eller har kapacitet att i egen regi migrera till, förvalta, ge support på och eventuellt utveckla Koha. Så om dessa tjänster inte ordnas "in-house" behöver de upphandlas enligt lagen om offentlig upphandling. Då får det öppna systemet namnges. Så det går alltså bra att t ex efterfråga konsulter som kan ta ett helhetsansvar för migrering, förvaltning och utveckling av Koha.
Se även det äldre inlägget "Koha utan upphandling".
Släpp in mindre och nya aktörer
Tips 2: Gör en mindre upphandling - gärna en direktupphandling
Gör en mindre upphandling / Gör det möjligt att lämna anbud som endast avser en del av uppdraget. Stora kontrakt får en strukturpåverkan på marknaden. Stora upphandlingar passar nämligen som handen i handsken för stora leverantörer. Bibliotekssystembranschen i Sverige 2016, domineras av ett fåtal större aktörer och än så länge saknas det (stora) leverantörer av Koha i Sverige.
- mindre företag har sällan tillräckliga resurser för att lämna ett anbud på en annonserad upphandling och avstår därför ofta att delta
- kraven på tidigare erfarenhet som ställs i en annonserad upphandling blir ofta mer omfattande på grund av upphandlingens storlek. Omfattande krav på tidigare erfarenhet inom ett smalt område gör att bara redan invigda aktörer på marknaden kvalificerar sig för att lämna ett anbud.
Direktupphandlingar kan alltså paradoxalt nog ge högre konkurrens och därmed lägre priser än en annonserad upphandling.
Fotnoter
- ^ Proprietära system är system som inte bygger på öppen källkod. Enligt Biblioteksdatabasen levereras tydligen ca 60% av systemen av två leverantörer: Book IT och Libra genom leverantören Axiell och Mikromarc genom leverantören Bibliotekscentrum.
- ^ Beslut vid regeringssammanträde den 26 mars 2009: kommittédirektiv 2009:19 till delegation för e-förvaltning.
URL: http://www.regeringen.se/contentassets/ee432a087a2246b8832705e303da1216/delegation-for-e-forvaltning-dir.-200919 - ^ Upphandling av IT- inlåsningseffekter och möjligheter, Konkurrensverkets uppdragsforskningsrapport 2013:2
URL: http://www.konkurrensverket.se/globalassets/publikationer/uppdragsforskning/forsk_rap_2013-2.pdf