Tips vid upphandling av Koha

Bakgrund: Öppna system till bibliotekssystemmarknaden

Bibliotekssystemmarknaden i Sverige domineras idag (2016) av ett mindre antal stora leverantörer med proprietära system1. I regeringens direktiv till e-delegationen 2009 framgår att en annan situation vore önskvärd:

"Den offentliga förvaltningens e-tjänster bör i så stor utsträckning som möjligt bygga på öppna standarder samt använda sig av programvara som bygger på öppen källkod och lösningar som stegvis frigör förvaltningen från beroendet av enskilda plattformar och lösningar". 2

Vidare understryker Konkurrensverket att "...det är viktigt att redan genom förfrågningsunderlaget och avtalsskrivningen motverka framtida inlåsningssituationer. Det kan ske genom krav på öppna standarder och interoperabilitet samt genom att leverantören samtycker till att myndigheten själv, eller genom valfri anlitad aktör, får förändra eller anpassa IT-systemet, inbegripet programvaran." 3

Idag finns flera öppna bibliotekssystem på den globala marknaden varav ett - Koha - på många sätt har lokaliserats till svenska förhållanden och anammats av flera bibliotek i Sverige.

Libras nedläggning driver bibliotek till att migrera från Libra. Detta ger en unik möjlighet för bibliotek att faktiskt välja ett öppet system som Koha, framförallt på grund av nyttorna med ett öppet system men även för att öka konkurrensen på den svenska marknaden för bibliotekssystem. 

Det finns några saker att tänka på vid upphandling av tjänster kring öppen programvara som erbjuds av små, nya leverantörerer:

Tre tips inför upphandling

Tips 1: Upphandla tjänster kring Koha

Ett öppet system behöver inte upphandlas men tjänster associerade till det öppna systemet kan behöva upphandlas: Eftersom öppen programvara inte kostar någon licens och inte är bunden till en specifik leverantör så behöver en myndighet som omfattas av lagen om offentlig upphandling inte upphandla själva systemet. Däremot är det inte alla bibliotek som är villiga eller har kapacitet att i egen regi migrera till, förvalta, ge support på och eventuellt utveckla Koha. Så om dessa tjänster inte ordnas "in-house" behöver de upphandlas enligt lagen om offentlig upphandling. Då får det öppna systemet namnges. Så det går alltså bra att t ex efterfråga konsulter som kan ta ett helhetsansvar för migrering, förvaltning och utveckling av Koha.

Se även det äldre inlägget "Koha utan upphandling".

Släpp in mindre och nya aktörer

Tips 2: Gör en mindre upphandling - gärna en direktupphandling

Gör en mindre upphandling / Gör det möjligt att lämna anbud som endast avser en del av uppdraget. Stora kontrakt får en strukturpåverkan på marknaden. Stora upphandlingar passar nämligen som handen i handsken för stora leverantörer. Bibliotekssystembranschen i Sverige 2016, domineras av ett fåtal större aktörer och än så länge saknas det (stora) leverantörer av Koha i Sverige.  

  • mindre företag har sällan tillräckliga resurser för att lämna ett anbud på en annonserad upphandling och avstår därför ofta att delta
  • kraven på tidigare erfarenhet som ställs i en annonserad upphandling blir ofta mer omfattande på grund av upphandlingens storlek. Omfattande krav på tidigare erfarenhet inom ett smalt område gör att bara redan invigda aktörer på marknaden kvalificerar sig för att lämna ett anbud.

Direktupphandlingar kan alltså paradoxalt nog ge högre konkurrens och därmed lägre priser än en annonserad upphandling.

Korta fakta om direktupphandling

  • Beloppsgräns för direktupphandling 2016 är 534 890 SEK.
  • Värdet av direktupphandlingen räknas ut genom att alla myndighetens direktupphandlingar av varor eller tjänster av samma slag räknas ihop. Hela avtalets löptid ska räknas med, även om det är längre än ett år.
  • Det är tänkbart att förvaltning av en öppen programvara kan anses vara av ett annat slag än migrering och utveckling av nya funktioner och i så fall kunna omfattas av två skilda direktupphandlingar. Rent juridiskt är saken inte testad.
  • En direktupphandling som överprövas och bedöms vara otillåten kan medföra en upphandlingsskadeavgift på maximalt tio procent av kontraktsvärdet. Dessutom kan avtalet ogiltigförklaras. Ett konkurrerande företag som anser sig ha lidit skada av den otillåtna direktupphandlingen kan försöka kräva myndigheten på skadestånd i tingsrätten.

Har små leverantörers möjlighet att delta i upphandlingen beaktats?

Det finns olika sätt att tillvarata små leverantörers möjligheter att delta i upphandlingen. Förfrågningsunderlaget bör till exempel innehålla proportionerliga krav på ekonomisk och teknisk kapacitet. Här får man inte glömma att en anbudsgivare har rätt att åberopa ett annat företags kapacitet (LOU 11:12 och LUF 11:5).

Ett annat sätt att underlätta för små leverantörer att delta är att göra det möjligt att lämna anbudet som endast avser en del av uppdraget. Små leverantörer har normalt inte tid att besvara omfattande förfrågnings­under­lag eller sätta sig in i komplicerade utvärderingsmodeller. Ett bra tips är därför att försöka hålla nere förfrågningsunderlagets omfång och svårighetsgrad samt begränsa kraven på dokumen­tation som anbudsgivaren måste uppfylla.

Källa: SKL:s "Checklista för förfrågningsunderlag enligt LOU", punkt nr nio

Tips 3: Sänk kraven på tidigare erfarenhet av bibliotek

Våga sänka kraven på tidigare erfarenhet av bibliotekssystem och bibliotekFundera på om det finns mindre ingripande krav att ställa i upphandlingen som hade kunnat uppfylla samma syfte (proportionalitetsprincipen). Detta skulle kunna släppa fram nya leverantörer. Visst, bibliotekssystem är komplexa, men det gäller ändå inte raketforskning (om en får raljera lite). En duktig senior utvecklare kan hantera olika programmeringsspråk såväl som sätta sig in i olika verksamhetssystem och olika verksamheters behov. Naturligtvis är det bra med erfarenhet från bibliotek och bibliotekssystem men den erfarenheten kan förvärvas. Inte minst om uppdraget sker i nära samråd med kundens medarbetare genom regelbundna avstämningsmöten och mejlkontakt.

Ett exempel på skall-krav som i praktiken utesluter Koha-anbud från europeiska leverantörer:

Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av att ha genomfört minst två leveranser av bibliotekssystem i folkbibliotek. Respektive leverans ska ha skett med godkänt resultat enligt köparens bedömning. Bibliotekssystemen ska ha varit i drift någon gång under de senaste fem åren (dvs. från och med januari 2011).

  • Minst en leverans ska avse folkbibliotek enligt följande för regionen anpassade förutsättningar:
  • Minst 20 biblioteksenheter/cirkulationsställen
  • Minst en miljon lån per år
  • Minst 200 000 katalogposter
  • Minst 500 000 medier
  • Drift av bibliotekssystem som hostingtjänst
  • Minst en leverans ska ha inneburit implementering av ett bibliotekssystem med det latinska alfabetet med
    avvikande diakriter (gäller katalog och databas).

Här kan en ställa sig två kritiska frågor:

  1. Borde ovannämnda krav ställas på leverantören eller på programvaran? Programvaran Koha uppfyller alla dessa krav. Exempelvis så används Koha av Turkiet (900 libraries, 13M items, 20M loans a year,...). Däremot så finns det ingen europeisk leverantör av Koha som möter alla dessa krav kumulativt.
  2. I det fall att kravet ställs på leverantören - är det relevant att kräva att leverantören ska ha hanterat minst 200 000 katalogposter när det inte är någon större skillnad att automatiskt hantera 20 000 katalogposter. Och på samma sätt kan en resonera om de andra skall-kraven.

Om Koha-leverantörer ska kunna kvalificera sig för att lämna anbud i en upphandling måste kraven sänkas. Vad tycks om "Anbudsgivare ska ha goda referenser från minst två tidigare uppdrag som omfattar migrering av data, systemutveckling, drift och förvaltning. Minst ett av uppdragen ska gälla drift och förvaltning av ett system åt en myndighet eller annan större organisation med höga krav på driftsäkerhet."

Data över Hylte kommuns migrering till Koha

Här är ett exempel på data från en migrering till Koha på uppdrag av Hylte kommun och som genomförts med hjälp av den norske leverantören Magnus Enger vid Libriotech4:

  • Antal biblioteksenheter/Cirkulationsställen: ett folkbibliotek + två filialer + ett högstadium
  • Antal lån per år: 55 026 st (totalt antal utlån intitala och omlån böcker och seriella publikationer)
  • Antal katalogposter: De som bor i det lokala systemet. Och som också finns i Libris. Hur många?
  • Antal exemplar/medier: 76 657 st (fysiskt bestånd antal medier/enheter/kapslar )

Har nystartade eller nybildade företags möjligheter att delta beaktats?

Nystartade leverantörsföretag har av naturliga skäl svårt att uppfylla krav på tidigare utförda uppdrag eller referenser. Man kan komma runt det till exempel genom att låta nystartade företag eller företag som vill utvidga sitt verksamhetsområde lämna bevis på tidigare utförda uppdrag där företagets företrädare eller nyckelpersonal har haft en viktig roll.

Källa: SKL:s "Checklista för förfrågningsunderlag enligt LOU", punkt nr 11.

Fotnoter

  1. ^ Proprietära system är system som inte bygger på öppen källkod. Enligt Biblioteksdatabasen levereras tydligen ca 60% av systemen av två leverantörer: Book IT och Libra genom leverantören Axiell och Mikromarc genom leverantören Bibliotekscentrum. 
  2. ^ Beslut vid regeringssammanträde den 26 mars 2009: kommittédirektiv 2009:19 till delegation för e-förvaltning.
    URL: http://www.regeringen.se/contentassets/ee432a087a2246b8832705e303da1216/delegation-for-e-forvaltning-dir.-200919 
  3. ^ Upphandling av IT- inlåsningseffekter och möjligheter, Konkurrensverkets uppdragsforskningsrapport 2013:2
    URL: http://www.konkurrensverket.se/globalassets/publikationer/uppdragsforskning/forsk_rap_2013-2.pdf
  4. ^ Biblioteksstatistik för 2014 (avser år 2013):
    URL: http://bibstat.kb.se/report
Taggar: