Arkitektur- och designcentrum byter bibliotekssystem från Libra till Koha

Biblioteket vid Arkitektur- och designcentrum (ArkDes) har bytt bibliotekssystem från Libra till Koha. Den skarpa migreringen ägde rum den 18 oktober 2016 och utfördes av Kreablo som även står för förvaltningen.

Koha används för cirkulation, hantering av låntagare och katalog medan Libris används som lokal OPAC. 

Vad säger Henrik Hannfors - systembibliotekarie vid ArkDes - om bytet?

Vad kännetecknar ArkDes bibliotek?

ArkDes bibliotek är ett litet specialbibliotek i museimiljö med små resurser men med höga ambitioner att erbjuda det bästa för våra låntagare. Vi har ca 30 000 exemplar och gör ca 3 000 utlån per år. Biblioteket är öppet för allmänheten.

Varför bytte ni bibliotekssystem?

Vi bytte bibliotekssystem eftersom en open source-lösning som Koha erbjuder större frihet, och dels för att de ekonomiska fördelarna var oerhört tydliga.

Vilka förberedelser gjorde ni inför bytet?

Vi inspirerades av goda exempel och läste rapporter från andra bibliotek som jobbat med Koha. Vi har ställt frågor på Svenska Kohanätverkets forum. I mångt och mycket blev vi inspirerade av Luleå universitetsbibliotek.

Är ArkDes personal extra teknikkunniga?

Tvärtom, vår egen IT-kompetens är måttlig som bäst, men vi är intresserade av teknikens möjligheter. Kreablo sköter det tekniska åt oss.

Utifrån ArkDes synvinkel, hur gick bytet till?

I korthet:

Vi och Kreablo satte snabbt igång, arbetade systematiskt och hanterade problem som dök upp längs vägen på ett konstruktivt sätt.

Lite mer utförligt:

Vi specificerade en önskelista som vi presenterade för Kreablo. Utifrån önskelistan gav Kreablo förslag på en handlingsplan som vi kunde godkänna.

Vi skrev avtal.

Vi sade upp vårt gamla system och begärde två databasuttag från den tidigare leverantören. Det första uttaget gjorde vi omgående. Det andra uttaget beställde vi till det datum då den skarpa migreringen skulle äga rum. Vid båda tillfällena överlämnade vi filerna till Kreablo via deras filuppladdningstjänst.

Under en övergångsperiod hade vi dels vårt gamla system och dels den demomiljö som Kreablo hade satt upp. Demomiljön var förstås bara tillgänglig för oss bibliotekarier och för Kreablo. I demomiljön fick jag ställa in några systemparametrar på egen hand - "det var väl låneregler och meddelanderutiner ... Resten ställde Kreablo in". 

Inför migreringen gjorde vi många tester. Jag fick göra samma sökningar dels i demomiljön och dels i vårt dåvarande officiella bibliotekssystem. När sökningarna skilde sig åt så fick jag rapportera till Kreablo. Det var ett bollande: "Här står det bokvård men här står det samlingar. Här står det ... "

Jag lämnade förslag på meddelandetexter.

Mejlutskick behövde kontrolleras. Vi hade en testlåntagare inlagd i demosystemet som fick låna material. Sedan kollade vi om lånereglerna följdes. Skickades meddelandena i tid? Var texten rätt? Såg det snyggt ut?

Jag testade batchimporten från Libris för att se att posterna importerades korrekt. Jag jämförde alltså de importerade posterna i demon med motsvarande poster i Libris. Om något skilde sig så rapporterade jag till Kreablo.

Eftersom vi ville ha Libris som lokal OPAC fick Kreablo justera demons OPAC och till exempel ta bort sökrutan från Kohas OPAC så att det bara gick att söka från Libris. Jag fick kontrollera att OPAC:en såg bra ut och att länkarna funkade som dom skulle så att jag dirigerades rätt.

Våra skanners kom igång med en gång. För kvittoskrivare tog jag hjälp av Alingsås bibliotek för att ställa in marginalerna rätt i Firefox. Jag lyckades redigera kvittotexten själv.

Jag har fått visa hur systemet funkar för våra vikarier. Dom lärde sig snabbt.

Har ni fått ändra på några rutiner i och med bytet?

Mycket är sig likt, även om vissa rutinförfaranden har kunnat trimmas. Systembytet var annars ett bra tillfälle att reflektera just över vilka rutiner vi har och vill ha.

Påminnelsemeddelanden skickade vi tidigare ut manuellt från Libra. Nu skickas påminnelser automatiskt med ett förutbestämt intervall.

Fjärrutlån fungerar exakt likadant.

Fjärrinlånmodul saknas. Vi gör som Hylte bibliotek gör. Ett förfarande som vi tycker är helt ok.

Är ni nöjda med systemet?

Vi är mycket nöjda med Koha! Systemet är så pass elastiskt att det enkelt kunnat specialanpassas efter våra önskemål och behov.

Hur har Kreablo skött sig? Vad tycker du kännetecknar Kreablos leveranser?

Kreablo har gjort ett storartat jobb! Vi har imponerats över deras precision och skarpa problemlösningsförmåga. De har överraskande snabbt kunnat sätta sig in i vår verksamhet och i vår tekniska infrastruktur, detta trots att de inte tidigare arbetat med bibliotek och bibliotekssystem.

Läs mer om Koha som bibliotekssystem och se vilka svenska bibliotek som använder systemet.